گزیده هایی از مدیریت جهان |عدم کنترل زیاد، واکنش مناسب ، زمان واگذاری اختیارات، راهکار افزایش کارایی، نحوه تعامل با مدیر خود
کوتاه از مدیریت جهان
1 . دیدگاههایی در زمان واگذاری اختیارات
اعطای مناسب اختیارات باعث ایجاد روح تیمی می شود و به شما کمک می کند تا به نتایجی به مراتب بهتر از کاری که به تنهایی انجام می دهید، دست یابید.
نکات مهم در زمان واگذاری اختیارات :
• افرادی را انتخاب کنید که می توانند مسئولیت انجام کارها را بپذیرند. اطرافتان را با بهترین افراد پر کنید.
• تلاش کنید افرادی هماهنگ با وظایف تعیین شده را انتخاب نمایید. سعی کنید اختیاراتی را به افراد تفویض کنید که باعث شکوفایی استعدادهای آنان می شوند.
• به خاطر داشته باشید که ممکن است افراد کارشان را به خوبی خود شما انجام ندهند. اما سعی نکنید تمام بار پروژه را خودتان به دوش بکشید. برای وقت خود ارزش قایل شوید. وقتی در وقت خود صرفه¬جویی کنید، به مزیتی بزرگ در بلند مدت دست خواهید یافت.
• سعی کنید در ابتدا با ارایة پروژه های دارای ریسک پایین، اعتماد به نفس افراد را تقویت کنید.
• اجازه دهید افراد با وظایفی که به آنها محول کرده اید، خو بگیرند. ممکن است روش آنها بهتر باشد. حتماً به دیدگاههای آنان گوش کنید.
• وقتی می خواهید کاری را به دیگران واگذار نمایید، از عباراتی استفاده کنید که به راحتی توسط افراد قابل درک هستند. دستورات خود را بر روی یک نوار ضبط کنید یا آنها را مکتوب نمایید تا افراد بتوانند آنها را در صورت لزوم بازبینی کنند.
• بر اختیاراتی که واگذار می کنید، نظارت داشته باشید. وقتی ضرب الاجل ها نزدیک می شوند، بررسی کنید تا همه چیز طبق برنامه پیش برود.
• تاریخی را برای انجام وظایف تعیین کنید و وظایف مرتبط با اولویت ها را به روشنی توضیح دهید.
2 . واکنش به مسایل دشوار
وقتی با افراد مختلف سر و کار دارید، باید آماده باشید به رفتارهای افراد مختلف واکنش نشان دهید.
برخی نمونه ها :
• مواجهه با افراد پرخاشگر که حالتی تهاجمی و تمایل به تهدید دارند.
چه کار باید کرد :
به هر آنچه که چنین فردی می گوید، گوش کنید. از توجیه کردن پرهیز نموده و رسمی باشید. فرد را با نامش خطاب قرار دهید. واکنشهای خود را مشخص سازید.
• مواجهه با افرادی که از انتقاد کردن از دیگران لذت می برند و روحیة دیگران را تضعیف می کنند.
چه کار باید کرد :
بر موضوعاتی که اگاهی کامل دارید تمرکز کنید وپاسخی منطقی ارائه دهید ، هرگز واکنش افراطی نشان ندهید.
• مواجهه با افراد غیر مسئول که صحبت کردن با آنان دشوار است و هرگز افکارشان را به روشنی آشکار نمی کنند.
چه کار باید کرد :
پرسشهای شفاف بپرسید، بیاموزید تا ساکت باشید و منتظر باشید تا آن فرد مطلبی بگوید. صبور باشید و دوستانه برخورد کنید.
• مواجهه با افراد مغرور که چیزی نمی دانند اما احساس می کنند که برتر از دیگران هستند.
چه کار باید کرد :
مطمئن شوید که حقایق را می دانید. در زمان مناسب، مراتب موافقت خود را اعلام کنید، پرسشهای خود را بپرسید و به پاسخهای آنان گوش کنید. تنها وقتی که مطمئن هستید، مراتب مخالفت خود را ابراز دارید.
3 . کنترل بیش از حد نداشته باشید
آیا تاکنون جملاتی شبیه به این را به کارمندانتان گفته اید :
• «من نمی فهمم چرا تاکنون این گزارش را به اتمام نرسانده اید؟ »
• «می خواهم از بخش بازاریابی به دلیل اشتباه خود عذرخواهی کنید، در این زمینه با آنها صحبت کنید و نتیجه را به من اطلاع دهید.»
اگر چنین هستید، بیش از حد کنترل کننده هستید. این جایگزین ها را امتحان کنید :
• « چه کاری می توانم انجام دهم که کارتان را ساده تر سازم؟»
• « بیایید در مورد راه حل احتمالی مشکل بازاریابی با هم صحبت کنیم. »
• « آیا برای جلسة بعد از ظهر آماده اید؟ »
4 . گزارشهای کوتاه را امتحان کنید
در اینجا طرحی برای ارایة گزارشهای کوتاه وجود دارد :
• در یک جمله، بگویید که گزارش در مورد چه موضوعی است.
• دو یا سه نکتة اصلی را انتخاب کنید
• بخشهای مهم را مشخص سازید.
• از آمار و ارقام بهره ببرید.
• نمونه ها و مثال هایی کوتاه را ذکر کنید.
5 . وقتی موانع کاری شما را خسته می کنند
افکار و اقدامات مثبت، استرس کمتری به همراه دارند. به کمک شیوه های زیر، می توانید کارآیی خود را افزایش دهید :
• همواره روی خوش خود را نشان دهید. وقتی اتفاقات بدی رخ می دهد، با خوش بینی واکنش نشان دهید. فضایی روشن را بیابید و بر آن تمرکز نمایید. مثلاً اگر از شما خواسته می شود تا پروژه ای را در عرض یک هفته به پایان برسانید، بگویید: « خُب، بعد از آن زمان آزاد بیشتری خواهم داشت ».
اگر مشکلات را به یک فاجعه برای خودتان تبدیل نکنید، می توانید از استرس و موانع پیشرفت خود پیشگیری کنید.
• همیشه نمونه ای را برای خود در نظر بگیرید. سعی کنید اعضای تیم شما با عمل کردن به روش های مناسبی که برای دیگران نتیجه بخش بوده است، بهره وری خود را افزایش دهند. وقتی دیگران بازتاب کارهای شما را ببینند، تلاش می کنند تا از رفتارهای شما الگوبرداری کنند.
• در زمان ناراحتی هم تواضع و فروتنی خود را از دست ندهید. اگر بتوانید حتی در بدترین شرایط هم آرامش و فروتنی خود را حفظ کنید، آنگاه از انعطاف¬ پذیری بسیار بالایی برخوردار خواهید بود. این امر باعث می¬ شود شما بر روی حل مشکلات و در عین حال اقدامات پیشگیرانه تمرکز کنید.
6 . نحوه تعامل و همراهی با مدیر خود
چه با یک رئیس جدید کار می کنید و چه سال ها است که به یک مدیر گزارش می دهید، استفاده از توصیه های زیر می تواند برای شما مفید باشد :
• سعی نکنید مدیر خود را تغییر دهید. برای همراهی او، رفتار خود را عوض کنید.
• هرگز تصور نکنید که اهداف مدیرتان را می دانید. مطمئن شوید از هر آنچه که مدیر قصد دستیابی به آن را دارد، مطلع هستید. در صورت لزوم، پرسش هایی را مطرح کنید که برای شما راه گشا است و ابهامات موجود را رفع می کند.
• مطمئن شوید که اولویت های شما، هم راستا با اولویت های مدیرتان است.
• سعی نکنید از مدیر خود جلو بزنید. یک حد وسط را در روابط خود رعایت کنید.
• اولویت ها و شخصیت مدیر خود را مطالعه کنید. بهترین زمان و بهترین روش برای ارایة اطلاعات به مدیرتان را بدانید تا بتوانید تائیدیه های لازم را از او اخذ کنید.
• اگر مدیر با یکی از پیشنهادهای شما مخالف است و آن را نمی پذیرد، سعی کنید از منظر وی دست به تصمیم گیری بزنید.
7 . به کجا باید رفت
اکثر خشونتهایی که در محیط های کاری رخ می دهند چندان به کارکنانی که قبلاً در آنجا کار می کرده اند، ارتباطی ندارند. ریشة این اتفاقات، رقابت میان
کسانی است که در ظاهر همکار یکدیگر هستند اما در عمل به جان هم می افتند.
همیشه رفتن به سراغ طرفین نوع رقابت، مفید فایده نیست. انعطاف پذیری هم در برخورد با موافقان و هم در برخورد با مخالفان، کار شما را ساده تر و لذت بخش تر می سازد. اگر با دیگر افراد ملاقات و گفتگو کنید، نتیجة بهتری به دست خواهید آورد. این افراد بهتر می توانند بر همتایان خود تاثیر بگذارند. آنها مطمئن ترین ائتلافها را در بین خود دارند.
رابرت سیالدینی در کتاب « نفوذ : روانشناسی ترغیب » می نویسد : « این نوع ارتباط برقرار کردن با دیگران به معنای استثمار آنها نیست. بلکه کاملاً بر عکس است. شما به شکلی منصفانه آنها را در شبکه ای از تعهدات و تعاملات درگیر می کنید که به نفع همه است ، آنهم در عصری که انسانیت رو به افول است.»
بنابراین هر کاری که از دستتان برمی آید برای مدیران ارشد، کارکنان و گروههای همتا انجام دهید. به خاطر داشته باشید که انعطاف پذیری یک مسیر دو طرفه است. اگر می خواهید از حمایت افراد برخوردار باشید، باید آنقدر دوست و رفیق داشته باشید ،که به شما به اندازة چشمانشان اعتماد داشته باشند.
یک جمله یک درس
« باید از اشتباهات دیگران درس بگیرید. ممکن است آن قدر زمان نداشته باشید که خودتان آنها را تجربه کنید. » سام لونسون
برای اطلاعات بیشتر به مقالات ذیل مراجعه نمایید :
1 . مدیران چگونه می توانند ، بهره وری کارکنان را افزایش دهند ؟
2 . پنج توصیه بیل گیتس برای موفقیت در کسب کار را جدی بگیریم
3 . درسهای مهم مدیریتی : گام نخست ، خود شناسی مدیران
4 . چگونه اختیارات خود را واگذار کنیم ؟
5 . از رهبری در مدیریت چه می دانید ؟ بخش اول شامل ماهیت و تبیین هدف
